Art. 22¹ Kodeksu pracy precyzuje zakres danych osobowych, które pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od zatrudnionego pracownika. W paragrafie pierwszym wymienione są dane podstawowe, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, przy czym informacje o wynagrodzeniu z aktualnego lub poprzednich miejsc pracy są wyłączone. Kolejne paragrafy regulują przypadki rozszerzenia tego katalogu oraz momenty, w których poszczególne kategorie danych mogą być żądane. Paragraf drugi wskazuje, że dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia mogą być żądane tylko wtedy, gdy ich posiadanie jest konieczne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub na wskazanym stanowisku. Paragraf trzeci określa dodatkowe dane, które pracodawca może żądać od zatrudnionego pracownika, takie jak adres zamieszkania, numer PESEL lub dokument potwierdzający tożsamość, a także informacje niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, oraz numer rachunku bankowego w przypadku wypłacania wynagrodzenia przelewem. Paragraf czwarty otwiera możliwość żądania innych danych, ale zawsze pod warunkiem, że jest to konieczne do wykonania praw lub obowiązków wynikających z przepisów prawa. Paragraf piąty wskazuje, że przekazanie danych następuje na podstawie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, a pracodawca może wymagać ich potwierdzenia dokumentami w niezbędnym zakresie.
Przepis ma zastosowanie w każdym procesie zatrudniania oraz w trakcie trwania stosunku pracy, kiedy to zbieranie danych jest uzasadnione celem danej pracy lub konieczne do realizacji obowiązków prawnych. Dotyczy to także sytuacji, gdy pracodawca musi potwierdzić tożsamość czy uprawnienia swoich pracowników, lub gdy zachodzi potrzeba uzupełnienia danych osobowych w trakcie trwania zatrudnienia. Przepis szczególnie podkreśla balans pomiędzy ochroną danych osobowych a potrzebą ich pozyskania przez pracodawcę w konkretnych, przewidzianych prawem sytuacjach.
Przykładowo, kandydat aplikujący na stanowisko kierownicze w firmie produkcyjnej zostanie poproszony o podanie informacji o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, gdyż są one istotne do oceny kompetencji na to stanowisko. Po zatrudnieniu, pracodawca poprosi o adres zamieszkania oraz numer PESEL w celu prowadzenia dokumentacji pracowniczej i rozliczeń podatkowych. Jeśli pracownik będzie korzystał z urlopu rodzicielskiego, konieczne może być podanie informacji o dzieciach, co pozwoli na prawidłowe udzielenie przysługujących uprawnień. Wszelkie dane zbierane przez pracodawcę powinny być odpowiednio potwierdzone i zgodne z wymogami prawa.
Częstymi błędami w stosowaniu art. 22¹ KP są żądania od kandydatów danych wykraczających poza wskazane katalogi lub bez uzasadnionej potrzeby prawnej, np. pytanie o wynagrodzenie z poprzednich miejsc pracy lub inne dane osobowe, które nie są niezbędne do wykonania pracy. Drugim częstym nieporozumieniem jest nieuwzględnianie ograniczeń dotyczących momentu żądania poszczególnych danych, co może prowadzić do naruszenia prawa ochrony danych osobowych. Ponadto pracodawcy nie zawsze wymagają stosownego potwierdzenia danych, co może skutkować problemami dokumentacyjnymi. Przepis art. 22¹ KP podkreśla, że dane te muszą być pozyskiwane w sposób świadomy i tylko w zakresie potrzebnym do celów pracowniczych. W przypadku indywidualnych wątpliwości lub wyjątkowych sytuacji warto zwrócić się o konsultację do prawnika specjalizującego się w prawie pracy i ochronie danych osobowych.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.