Ustawa z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym eUmowy do obsługi niektórych umów

Dz.U. 2022 poz. 2754

Przykładowe pytania:

Rozdział 1. Przepisy ogólne

1.Ustawa określa zasady obsługi w systemie teleinformatycznym eUmowy do obsługi niektórych umów, zwanym dalej „Systemem”:

1)umów, o których mowa w:

a)art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071, 1172 i 1508 oraz z 2026 r. poz. 184 i 507),

b)art. 25 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277, 807, 1423 i 1661 oraz z 2026 r. poz. 25 i 473),

c)art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2025 r. poz. 798) – zwanych dalej „umową”;

2)umów, o których mowa w art. 101¹ § 1, art. 101² § 1, art. 103⁴ § 1 i art. 125 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zwanych dalej „umową związaną z zatrudnieniem”;

3)porozumienia, o którym mowa w art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2025 r. poz. 1338), zwanego dalej „porozumieniem”.

2.Przez obsługę w Systemie umowy, umowy związanej z zatrudnieniem albo porozumienia należy rozumieć zawarcie, zmianę, rozwiązanie albo wygaśnięcie umowy, umowy związanej z zatrudnieniem albo porozumienia oraz dokonywanie innych czynności służących realizacji praw i obowiązków wynikających z umowy, umowy związanej z zatrudnieniem albo porozumienia za pośrednictwem Systemu.

3.Obsługa w Systemie umowy następuje przy wykorzystaniu formularza udostępnionego w Systemie.

4.W przypadku gdy w Systemie nie udostępniono formularza, obsługa umowy następuje przy wykorzystaniu udostępnionej w Systemie funkcjonalności umożliwiającej sporządzenie oświadczenia woli, wniosku oraz innego dokumentu dotyczących tej umowy.

5.Do obsługi w Systemie umowy związanej z zatrudnieniem oraz porozumienia przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Art. 2.

1.Minister właściwy do spraw pracy zapewnia funkcjonowanie Systemu.

2.Dostęp do Systemu następuje za pośrednictwem systemu, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620, 1746 i 1794 oraz z 2026 r. poz. 451 i

507), albo systemu Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2026 r. poz. 30 i

507), po uwierzytelnieniu

3.Uwierzytelnienie, o którym mowa w ust. 2, następuje za pośrednictwem systemu, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, albo systemu Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, jeżeli uwierzytelnienie w tym systemie nastąpiło zgodnie z metodami wymienionymi w art. 20a ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 1703 oraz z 2026 r. poz.

160)

4.Dostęp do Systemu jest zapewniony podmiotom, które mogą być automatycznie zweryfikowane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Cen- tralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, lub w rejestrze, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 lub 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2025 r. poz. 869, z późn. zm.¹⁾).

5.Dostęp do Systemu za pośrednictwem systemu Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, dotyczy usług, których stroną jest przedsiębiorca.

Art. 3.

1.Minister właściwy do spraw pracy jest administratorem danych zgromadzonych w Systemie, w tym danych osobowych:

1)pracodawcy, pracownika, zleceniodawcy, zleceniobiorcy, rodzica w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, zwanego dalej „rodzicem”, i niani w rozumieniu art. 50 ust. 1 tej ustawy, zwanej dalej „nianią”, oraz osób ubiegających się o zawarcie umowy,

2)korzystającego, o którym mowa w art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwanego dalej „korzystającym”,

3)wolontariusza, o którym mowa w art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwanego dalej „wolontariuszem”,

4)osób upoważnionych do reprezentowania pracodawcy, pracownika, zleceniodawcy, zleceniobiorcy, rodzica, niani, korzystającego lub wolontariusza – którzy są uwierzytelnieni w Systemie.

2.Minister właściwy do spraw pracy przetwarza dane osobowe w Systemie w celach określonych w ustawie w zakresie niezbędnym dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Systemu.

3.Dla celów statystycznych minister właściwy do spraw pracy przetwarza w Systemie dane zanonimizowane.

3a.W celu weryfikacji poprawności i aktualności danych wprowadzonych do Systemu ministrowi właściwemu do spraw pracy są udostępniane nieodpłatnie za pośrednictwem usług elektronicznych przez:

1)ministra właściwego do spraw gospodarki – dane, o których mowa w art. 5 ust. 1, ust. 2 pkt 1–8 i 11–24 oraz ust. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy;

2)Ministra Sprawiedliwości – dane, o których mowa w art. 38, art. 39, art. 43 i art. 44 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, zawarte w rejestrze, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 i 2 tej ustawy.

3b.Dane przetwarzane w Systemie mogą być udostępniane organom publicznym wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego postępowania, na podstawie indywidualnego wniosku.

3c.Zakazuje się wykorzystywania danych zgromadzonych w Systemie do:

1)analiz zbiorczych umożliwiających identyfikację podmiotów;

2)profilowania użytkowników Systemu;

3)automatycznego typowania podmiotów do kontroli.

3d.Udostępnienie danych podlega każdorazowo rejestracji wraz ze wskazaniem podmiotu wnioskującego, zakresu danych oraz celu ich udostępnienia.

4.W celu realizacji obowiązku, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 10, minister właściwy do spraw pracy umożliwia przekazywanie za pośrednictwem Systemu właściwemu organowi Krajowej Administracji Skarbowej:

1)danych, o których mowa w art. 6 ust. 1–3 oraz art. 13b ust. 2;

2)informacji i deklaracji, o których mowa w art. 38 ust. 1a, art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 1a i 2 oraz art. 42a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592).

5.W celu realizacji obowiązków, o których mowa w art. 4 ust. 2:

1)minister właściwy do spraw pracy umożliwia przekazywanie za pośrednictwem Systemu Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych danych:

a)o których mowa w art. 6 ust. 1–3 oraz art. 13b ust. 2 pkt 2, jeżeli wolontariusz jest dobrowolnie ubezpieczony,

b)członków rodziny pracownika, zleceniobiorcy oraz niani, o których mowa w art. 5 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1461, 1537 i 1739 oraz z 2026 r. poz. 26 i 203), w zakresie wymaganym do: – uzyskania uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych albo w przypadku utraty tych uprawnień, – skorzystania z uprawnień, o których mowa w dziale ósmym ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy;

2)Zakład Ubezpieczeń Społecznych przekazuje do Systemu dane, o których mowa w art. 50 ust. 16a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 199, 252, 426, 473, 507 i 734), w przypadku gdy płatnikiem składek jest pracodawca, zleceniodawca albo rodzic.

6.W przypadku gdy cudzoziemiec jest stroną umowy, o której mowa w art. 17 ust. 1 pkt 2 lub art. 68 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 621 i 1794 oraz z 2026 r. poz. 203, 473 i

734), obsługiwanej w Systemie, minister właściwy do spraw pracy umożliwia przesyłanie tej umowy za pośrednictwem Systemu do organu, który wydał zezwolenie na pracę lub który wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji tych oświadczeń – w celu realizacji obowiązku, o którym mowa odpowiednio w art. 17 ust. 1 pkt 2 lub art. 68 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

Art. 4.

1.System umożliwia:

1)zawarcie umowy lub zmianę:

a)umowy,

b)umowy związanej z zatrudnieniem,

c)porozumienia;

2)(uchylony)

3)rozwiązanie:

a)umowy,

b)umowy związanej z zatrudnieniem,

c)porozumienia;

4)obsługę wygaśnięcia:

a)umowy,

b)umowy związanej z zatrudnieniem,

c)porozumienia;

5)obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi;

6)prowadzenie i przechowywanie dokumentacji:

a)w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, zwanej dalej „dokumentacją pracowniczą”,

b)dotyczącej osób wykonujących pracę na podstawie umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny oraz art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, oraz wolontariusza, zwanej dalej „dokumentacją umowy”;

6a)spełnienie obowiązku, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 2 oraz art. 68 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

7)wydanie świadectwa pracy;

8)dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy;

9)obliczanie należności podatkowych pracownika, zleceniobiorcy oraz niani;

10)przekazywanie do urzędu skarbowego informacji o należnościach podatkowych pracownika, zleceniobiorcy oraz niani pobranych odpowiednio przez pracodawcę, zleceniodawcę oraz rodzica na podstawie ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;

11)obsługę umowy, umowy związanej z zatrudnieniem lub porozumienia zawartych poza Systemem;

12)zmianę, rozwiązanie lub obsługę wygaśnięcia umowy, umowy związanej z zatrudnieniem lub porozumienia zawartych poza Systemem oraz dokonywanie innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z umowy, umowy związanej z zatrudnieniem lub porozumienia zawartych poza Systemem;

13)obsługę oświadczenia woli, wniosku oraz innego dokumentu dotyczących umowy, umowy związanej z zatrudnieniem lub porozumienia obsługiwanych w Systemie.

2.System umożliwia pracodawcy, zleceniodawcy, rodzicowi i korzystającemu przekazanie do systemu teleinformatycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych danych ubezpieczeniowych związanych z ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem zdrowotnym:

1)pracownika, zleceniobiorcy, niani oraz członków ich rodzin,

2)wolontariusza – zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

3.Dane ubezpieczeniowe, o których mowa w ust. 2, są przekazywane przez pracodawcę, zleceniodawcę, rodzica albo korzystającego do systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jeżeli pracodawca, zleceniodawca, rodzic albo korzystający nie posiada profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Zakład Ubezpieczeń Społecznych zakłada ten profil po uwierzytelnieniu pracodawcy, zleceniodawcy, rodzica albo korzystającego.

4.Za pośrednictwem Systemu:

1)pracodawca jest powiadamiany o obowiązkach wynikających z art. 29 § 3–3³ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy;

2)osoba, z którą umowa została rozwiązana, jest powiadamiana o warunkach nabycia zasiłku dla bezrobotnych i uzyskania ubezpieczenia zdrowotnego.

Rozdział 2. Zawieranie i obsługa umowy w Systemie

Art. 5.

1.Przed zawarciem umowy:

1)pracodawca, zleceniodawca, rodzic oraz osoby ubiegające się o zawarcie umowy są powiadamiani za pośrednictwem Systemu o warunkach obsługi umowy w Systemie;

2)pracodawca, zleceniodawca i rodzic informują osoby ubiegające się o zawarcie umowy o zamiarze obsługi umowy za pośrednictwem Systemu;

3)pracodawca, zleceniodawca i rodzic uzyskują zgodę osób ubiegających się o zawarcie umowy na obsługę umowy w Systemie.

2.Do obsługi umowy w Systemie jest wymagana zgoda pracodawcy, pracownika, zleceniodawcy, zleceniobiorcy, rodzica i niani, zwanych dalej „stronami umowy”, oraz deklaracja pracodawcy, zleceniodawcy lub rodzica, że dokumentacja pracownicza lub dokumentacja umowy będzie prowadzona w Systemie. Zgoda stron umowy oraz deklaracja pracodawcy, zleceniodawcy lub rodzica nie mogą być odwołane.

2a.W przypadku umowy zawartej poza Systemem strony tej umowy mogą wyrazić zgodę na jej obsługę w Systemie. W takim przypadku umowa nie jest ponownie zawierana.

2b.W celu zapewnienia obsługi umowy, o której mowa w ust. 2a, pracodawca, zleceniodawca oraz rodzic wprowadzają do Systemu dane, o których mowa w art. 6 ust. 1–6.

2c.W przypadku gdy pracodawca zadeklaruje, że dokumentacja pracownicza będzie prowadzona w Systemie:

1)przenosi do Systemu dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 298¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy dotyczące:

a)przenoszenia dokumentacji pracowniczej między systemami teleinformatycznymi,

b)doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobu odbioru tej dokumentacji;

2)wprowadza do Systemu odwzorowanie cyfrowe dokumentów pracowniczych sporządzonych w postaci papierowej, których kompletność, autentyczność, integralność oraz zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym zostały potwierdzone poza Systemem przez opatrzenie tych dokumentów kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym, stosując odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 298¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy dotyczące doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobu odbioru tej dokumentacji.

2d.Pracodawca wprowadza do Systemu odwzorowanie cyfrowe dokumentów pracowniczych spełniające minimalne wymagania techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 298¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

2e.Opatrzenie dokumentu, o którym mowa w ust. 2c pkt 2, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności odwzorowanego dokumentu z dokumentacją pracowniczą prowadzoną dotychczas przez pracodawcę w postaci papierowej.

2f.W przypadku, o którym mowa w ust. 2c pkt 2, dokument umieszczony w Systemie wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej.

2g.W przypadku gdy zleceniodawca albo rodzic zadeklaruje, że dokumentacja umowy będzie prowadzona w Systemie, przepisy ust. 2c pkt 2 i ust. 2d–2f stosuje się odpowiednio.

2h.Przepisy ust. 2a–2g stosuje się do pracodawcy lub zleceniodawcy będącego mikroprzedsiębiorcą lub małym przedsiębiorcą, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 lub 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, 1795 i 1826 oraz z 2026 r. poz.

507)

3.W celu zapewnienia obsługi umowy za pośrednictwem Systemu konieczne jest wprowadzenie do Systemu danych niezbędnych do zawarcia umowy oraz wypełnienie formularza umowy udostępnionego w Systemie. Za prawidłowość danych wprowadzanych do Systemu odpowiadają strony umowy w zakresie, w jakim wprowadziły te dane.

4.Zawarcie umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje z chwilą opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy.

5.Opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

6.Zmiana umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu albo jej rozwiązanie następują przy wykorzystaniu formularza udostępnionego w Systemie. Przepisy ust. 3–5 stosuje się odpowiednio.

6a.W przypadku umowy zawartej poza Systemem strony umowy mogą w Systemie dokonać jej zmiany, rozwiązania lub innej czynności niezbędnej do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy. W takim przypadku umowa w pozostałym zakresie nie jest obsługiwana w Systemie. Przepisy ust. 1, 3–5 i 7, art. 1 ust. 4, art. 6, art. 7 ust. 1–3 i 7, art. 8 ust. 1 i art. 9–13 stosuje się odpowiednio.

7.Wydanie świadectwa pracy w przypadku umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje przy wykorzystaniu formularza świadectwa pracy udostępnionego w Systemie. Pracodawca wypełnia formularz świadectwa pracy oraz opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Opatrzenie świadectwa pracy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu.

8.Minister właściwy do spraw pracy udostępnia w Systemie formularze, o których mowa w ust. 3, 6 i 7, uwzględniające zakres danych niezbędnych do prawidłowego zawarcia, zmiany lub rozwiązania umowy oraz wydania świadectwa pracy, wymaganych przepisami prawa pracy, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny lub ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Przepisu art. 19b ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne nie stosuje się.

9.Zakres danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 3 i 6, uzgadnia się z:

1)Ministrem Sprawiedliwości – w zakresie umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny;

2)ministrem właściwym do spraw rodziny – w zakresie umów, o których mowa w art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3;

3)ministrem właściwym do spraw gospodarki – w zakresie umów, których stroną jest przedsiębiorca, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.

10.Przepis ust. 9 stosuje się również w przypadku aktualizacji zakresu danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 3 i 6.

Art. 6.

1.W przypadku obsługi za pośrednictwem Systemu umowy, o której mowa w art. 25 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, pracodawca wprowadza do Systemu:

1)dane, o których mowa w art. 22¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, a w przypadku cudzoziemca – również obywatelstwo oraz płeć;

2)dane pracodawcy:

a)imię i nazwisko, nazwę lub firmę,

b)adres: – o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy – w przypadku osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą, – miejsca zamieszkania – w przypadku osoby fizycznej niewykonującej działalności gospodarczej, – siedziby – w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

c)NIP – z wyjątkiem osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,

d)numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej,

e)numer w Krajowym Rejestrze Sądowym albo informację o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – jeżeli podmiot zatrudniający podlega obowiązkowi wpisu do tego rejestru lub do tej ewidencji;

3)rodzaj umowy;

4)datę zawarcia umowy, termin rozpoczęcia pracy oraz datę wygaśnięcia i rozwiązania umowy;

5)warunki pracy i płacy, o których mowa w art. 29 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, a w przypadku cudzoziemca – również stanowisko;

6)informacje, o których mowa w art. 29 § 1¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – jeżeli umowę o pracę zawarto na czas określony w celu lub w przypadku określonym w tym przepisie.

2.W przypadku obsługi za pośrednictwem Systemu umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zleceniodawca wprowadza do Systemu:

1)dane, o których mowa w ust. 1 pkt 2, dotyczące zleceniodawcy;

2)dane dotyczące zleceniobiorcy:

a)imię i nazwisko,

c)numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej,

d)obywatelstwo oraz płeć – jeżeli zleceniobiorca jest cudzoziemcem,

e)NIP – z wyjątkiem osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,

f)numer w Krajowym Rejestrze Sądowym albo informację o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – jeżeli zleceniobiorca podlega obowiązkowi wpisu do tego rejestru lub do tej ewidencji;

3)datę zawarcia, rozpoczęcia, rozwiązania albo wygaśnięcia umowy;

4)przedmiot zlecenia;

5)wysokość wynagrodzenia;

6)informację, czy zleceniobiorca posiada inny tytuł do ubezpieczenia społecznego, wraz ze wskazaniem tego tytułu;

7)liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu – w przypadku gdy zleceniobiorcą jest cudzoziemiec.

3.W przypadku obsługi za pośrednictwem Systemu umowy, o której mowa w art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, rodzic wprowadza do Systemu dane, o których mowa w art. 50 ust. 4 tej ustawy.

3a.Strony umowy mogą wprowadzić do Systemu inne dane niż dane wymienione w ust. 1–3. W takim przypadku strona wprowadzająca te dane do Systemu realizuje obowiązki kategorii podmiotu, o którym mowa odpowiednio w art. 4 pkt 7 lub 8, art. 26 albo art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.²⁾).

4.Pracodawca, zleceniodawca i rodzic mogą wprowadzić do Systemu szczególne warunki umowy uzgodnione między stronami umowy.

5.Pracodawca, zleceniodawca i rodzic wprowadzają do Systemu dane:

1)wymagane przepisami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej albo dokumentacji umowy;

2)niezbędne do rozwiązania umowy lub wydania świadectwa pracy.

6.W celu zapewnienia prawidłowej obsługi umowy strony umowy wprowadzają do Systemu adres poczty elektronicznej oraz mogą wprowadzić numer telefonu.

7.Dane, o których mowa w ust. 6, wprowadzone do Systemu przez pracownika, zleceniobiorcę albo nianię nie są udostępniane pracodawcy, zleceniodawcy albo rodzicowi.

Art. 7.

1.Pracownik, zleceniobiorca i niania mogą składać za pośrednictwem Systemu:

1)oświadczenia woli, w tym oświadczenia dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie albo zgromadzonych w związku z zatrudnieniem;

2)wnioski dotyczące w szczególności korzystania z opieki nad dzieckiem do lat 14 lub urlopu okolicznościowego, lub urlopu bezpłatnego;

3)inne dokumenty dotyczące umowy.

2.Pracodawca, zleceniodawca i rodzic dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lub 3, składają za pośrednictwem Systemu.

3.Dokumenty, o których mowa w ust. 1, mogą być składane przy wykorzystaniu udostępnionego w Systemie formularza. Przepisy art. 5 ust. 3–5 stosuje się odpowiednio.

4.Minister właściwy do spraw pracy może udostępnić w Systemie formularze dokumentów, o których mowa w ust. 1, uwzględniające zakres danych niezbędnych do prawidłowego złożenia tych dokumentów, wymaganych przepisami prawa pracy, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny lub ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Przepisu art. 19b ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne nie stosuje się.

5.Zakres danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 4, uzgadnia się z Ministrem Sprawiedliwości, ministrem właściwym do spraw rodziny oraz ministrem właściwym do spraw gospodarki.

6.Przepis ust. 5 stosuje się również w przypadku aktualizacji zakresu danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 4.

7.W przypadku gdy w Systemie nie udostępniono formularza dokumentu, o którym mowa w:

1)ust. 1 pkt 1 lub 3 – pracodawca, zleceniodawca i rodzic składają taki dokument w sposób, o którym mowa w art. 1 ust. 4;

2)ust. 1 – pracownik, zleceniobiorca i niania mogą złożyć taki dokument w sposób, o którym mowa w art. 1 ust. 4.

8.W przypadku, o którym mowa w ust. 7, przepisy art. 5 ust. 3 zdanie drugie, ust. 4 i 5 oraz art. 6 ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

Art. 8.

1.W przypadku obsługi umowy za pośrednictwem Systemu dokumentacja pracownicza oraz dokumentacja umowy są prowadzone i przechowywane w Systemie w postaci elektronicznej.

1a.Do Systemu stosuje się:

1)wymogi techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 298¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy;

2)minimalne wymogi dostępności cyfrowej określone w załączniku do ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1440).

2.W przypadku dokumentu sporządzonego w postaci papierowej pracodawca, zleceniodawca albo rodzic wprowadzają do Systemu odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu i opatrują go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. W takim przypadku dokumentem stanowiącym dokumentację pracowniczą albo dokumentację umowy jest dokument umieszczony w Systemie.

2a.W przypadku dokumentu sporządzonego poza Systemem w postaci elektronicznej pracodawca, zleceniodawca albo rodzic wprowadza ten dokument do Systemu. W takim przypadku dokumentem stanowiącym dokumentację pracowniczą albo dokumentację umowy jest dokument umieszczony w Systemie.

3.Do prowadzenia i przechowywania dokumentacji określającej sposób potwierdzania liczby godzin wykonywania zlecenia oraz potwierdzającej liczbę tych godzin przepis art. 8c ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207 oraz z 2023 r. poz.

1667)stosuje się odpowiednio

Art. 9.

1.System zawiadamia strony umowy o:

1)zmianie w zakresie danych, o których mowa w art. 6 ust. 1–5,

2)otrzymaniu dokumentów, o których mowa w art. 7 ust. 1 – przez wysłanie wiadomości na adres poczty elektronicznej wskazany w Systemie wraz z pouczeniem dotyczącym sposobu odbioru i potwierdzenia doręczenia dokumentów w Systemie.

2.Strony umowy mogą być informowane o otrzymaniu dokumentów, o których mowa w art. 7 ust. 1, przez wysłanie zawiadomienia w postaci krótkiej wiadomości tekstowej (SMS) na wskazany w Systemie numer telefonu.

3.Datę złożenia dokumentów, o których mowa w art. 7 ust. 1, System potwierdza automatycznie.

4.Datą doręczenia dokumentów, o których mowa w art. 7 ust. 1, adresatowi jest data potwierdzenia w Systemie zapoznania się przez niego z ich treścią. W przypadku braku takiego potwierdzenia dokument uznaje się za doręczony po upływie 14 dni od dnia wysłania wiadomości na adres poczty elektronicznej.

Art. 10.

1.Strony umowy mogą pobrać z Systemu dokumentację pracowniczą lub dokumentację umowy.

2.Pracownik albo były pracownik może pobrać z Systemu dokumentację pracowniczą w terminie, o którym mowa w art. 94⁶ pkt 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

3.W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika osobom, o których mowa w art. 94⁹ § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, przysługuje prawo odbioru od pracodawcy dokumentacji pracowniczej pobranej z Systemu.

Art. 11.

1.Minister właściwy do spraw pracy lub osoba przez niego upoważniona umożliwia dostęp do Systemu:

1)nowemu pracodawcy – w przypadku, o którym mowa w art. 23¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy;

2)zarządcy sukcesyjnemu, o którym mowa w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz. U. z 2021 r. poz. 170), albo osobie, o której mowa w art. 14 tej ustawy – w przypadku śmierci pracodawcy.

2.Dostęp do Systemu następuje na wniosek podmiotów wskazanych w ust. 1.

3.W sprawach wynikających z prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku po pracodawcy będącym podmiotem zatrudniającym podmioty wskazane w ust. 1 pkt 2 mogą zawierać nowe umowy za pośrednictwem Systemu na takich samych zasadach jak podmiot zatrudniający.

Art. 11a.

1.Minister właściwy do spraw pracy udostępnia Państwowej Inspekcji Pracy dane, o których mowa w art. 6 ust. 1–3, w celu przeprowadzenia postępowania kontrolnego, o którym mowa w art. 21 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 1712, z późn. zm.³⁾).

2.Dane, o których mowa w art. 6 ust. 1–3, są udostępniane na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy w celu realizacji prawa, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.

3.Dane, o których mowa w art. 6 ust. 1–3, udostępnia się Państwowej Inspekcji Pracy z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.

4.Dane, o których mowa w art. 6 ust. 1–3, są udostępniane Państwowej Inspekcji Pracy, jeżeli spełnia ona następujące warunki:

1)zapewnia możliwość identyfikacji osoby uzyskującej dane oraz zakresu, daty i celu ich uzyskania;

2)stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych;

3)zapewnia, że dostęp do danych osobowych jest nadzorowany i rejestrowany zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. 5. Dane uzyskane na podstawie ust. 1 nie mogą być przetwarzane dłużej niż jest to niezbędne do prowadzenia postępowania kontrolnego, o którym mowa w art. 21 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.

Art. 12.

Obsługa umowy w Systemie kończy się po upływie:

1)okresu przechowywania, o którym mowa w art. 94 pkt 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – w przypadku dokumentacji pracowniczej;

2)10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła – w przypadku dokumentacji umowy.

Art. 13.

Minister właściwy do spraw pracy niszczy w Systemie dokumentację pracowniczą albo dokumentację umowy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści:

1)w terminie, o którym mowa w art. 94⁷ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – w przypadku dokumentacji pracowniczej;

2)po upływie terminu, o którym mowa w art. 12 pkt 2 – w przypadku dokumentacji umowy.

Rozdział 3. Zawieranie i obsługa w Systemie umowy związanej z zatrudnieniem lub porozumienia

Art. 13a.

1.Minister właściwy do spraw pracy zapewnia funkcjonalności Systemu, które umożliwiają obsługę umowy związanej z zatrudnieniem lub porozumienia.

2.W celu zapewnienia obsługi umowy związanej z zatrudnieniem lub porozumienia pracodawca, korzystający, pracownik i wolontariusz, zwani dalej „stronami umowy związanej z zatrudnieniem lub porozumienia”, wprowadzają do Systemu dane niezbędne do zawarcia umowy związanej z zatrudnieniem lub porozumienia.

Art. 13b.

1.W przypadku obsługi za pośrednictwem Systemu umowy związanej z zatrudnieniem pracodawca wprowadza do Systemu:

1)dane, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 2;

2)dane pracownika, o których mowa w art. 22¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy;

3)dane dotyczące rodzaju umowy związanej z zatrudnieniem;

4)datę zawarcia, rozwiązania albo wygaśnięcia umowy związanej z zatrudnieniem;

5)inne postanowienia wynikające z przepisów prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w tym wzajemne prawa i obowiązki.

2.W przypadku obsługi za pośrednictwem Systemu porozumienia korzystający wprowadza do Systemu:

1)dane, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 2, dotyczące korzystającego;

2)dane dotyczące wolontariusza:

a)imię i nazwisko,

b)adres miejsca zamieszkania,

c)numer PESEL;

3)datę zawarcia porozumienia;

4)informację o:

a)możliwości rozwiązania porozumienia,

b)zakresie, sposobie i czasie wykonywania przez wolontariusza porozumienia;

5)inne dane i oświadczenia niezbędne do zawarcia i wykonania porozumienia, które wynikają z działu III ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Art. 13c.

1.Zawarcie umowy związanej z zatrudnieniem oraz porozumienia, obsługiwanych za pośrednictwem Systemu, następuje z chwilą opatrzenia umowy związanej z zatrudnieniem albo porozumienia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy związanej z zatrudnieniem lub porozumienia.

2.Opatrzenie umowy związanej z zatrudnieniem oraz porozumienia podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

3.Zmiana umowy związanej z zatrudnieniem oraz porozumienia, obsługiwanych za pośrednictwem Systemu, oraz ich rozwiązanie następują w Systemie. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

4.Do obsługi umowy związanej z zatrudnieniem oraz porozumienia:

1)przepisy ust. 1 i 2 stosuje się;

2)przepisy art. 5 ust. 1–2f, ust. 3 zdanie drugie i ust. 6a, art. 6 ust. 6 i 7, art. 7 ust. 1, 2 i 7, art. 8 ust. 1, 2 i 2a oraz art. 9–13 stosuje się odpowiednio.

5.Umowy, o których mowa w art. 101¹ § 1, art. 101² § 1 i art. 125 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, obsługiwane w Systemie mogą być podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym.

Art. 14.

(uchylony)

Rozdział 4. Zmiany w przepisach

Art. 15–19.

(pominięte)

Rozdział 5. Przepisy przejściowe, dostosowujące i przepis końcowy

Art. 20.

1.W roku akademickim 2022/2023 wysokość miesięcznego dochodu na osobę w rodzinie studenta uprawniająca do ubiegania się o stypendium socjalne, o której mowa w art. 87 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2023 r. poz. 742, 1088 i 1234), od dnia 1 stycznia 2023 r. nie może być:

1)mniejsza niż 1,30 kwoty określonej w art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy zmienianej w art. 15⁴⁾;

2)większa niż 1,60 sumy kwot określonych w art. 5 ust. 1 i art. 6 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 390, 658 i 1429).

2.W przypadku gdy wysokość miesięcznego dochodu na osobę w rodzinie studenta uprawniająca do ubiegania się o stypendium socjalne, ustalona zgodnie z ust. 1, jest większa niż 1,30 sumy kwot określonych w art. 5 ust. 1 i art. 6 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych, stypendium socjalne może być przyznane z uwzględnieniem tej wysokości i wypłacane od dnia 1 stycznia 2023 r.

Art. 21.

Środki finansowe na szkolnictwo wyższe i naukę przyznane w formie dotacji celowej na rok 2022, na realizację zadań, o których mowa w art. 365 pkt 2b ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, pozostają w dyspozycji podmiotu, któremu zostały przyznane, i mogą zostać wykorzystane w roku 2023 na finansowanie realizacji zadań, na które zostały przyznane.

Art. 22.

Roszczenia z tytułu umów o jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej, założenie lub przystąpienie do spółdzielni socjalnej, a także umów o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, o jedno- razowe środki na utworzenie stanowiska pracy lub o finansowanie spółdzielni socjalnej kosztów wynagrodzenia, nieprzedawnione w dniu wejścia w życie art. 16⁵⁾ pkt 8, ulegają przedawnieniu zgodnie z art. 76 ust. 3b ustawy zmienianej w art. 16⁵⁾.

Art. 23.

1.Tworzy się System.

2.Minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw gospodarki udostępni System w okresie 3 lat od dnia wejścia w życie ustawy.

3.Minister właściwy do spraw pracy ogłasza w swoim dzienniku urzędowym oraz na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej komunikat określający termin wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających udostępnienie Systemu. Komunikat ogłasza się w terminie co najmniej 30 dni przed dniem wdrożenia rozwiązań technicznych określonym w tym komunikacie.

Art. 24.

(uchylony)

Art. 25.

Ustawa wchodzi w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia⁶⁾, z wyjątkiem:

1)art. 15, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2024 r.;

2)art. 16 pkt 1–7 i 10, które wchodzą w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, z mocą od dnia 10 listopada 2022 r.;

3)art. 16 pkt 8 i art. 22, które wchodzą w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia;

4)art. 17, który wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, z mocą od dnia 16 listopada 2022 r.;

5)art. 18, art. 19 pkt 1 i art. 21, które wchodzą w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia;

6)art. 19 pkt 2 i 3, które wchodzą w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, z mocą od dnia 1 października 2022 r.;

7)art. 20, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2023 r.

Masz pytanie dotyczące tej ustawy?

Skorzystaj z naszego asystenta AI, który pomoże Ci zrozumieć przepisy.

Zapytaj AI o tę ustawę