III SA/Lu 183/24

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Ewa Ibrom (sprawozdawca), Sędziowie: Sędzia WSA Robert Hałabis, Sędzia WSA Anna Strzelec, Protokolant: Asystent sędziego Katarzyna Sugier, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 30 kwietnia 2024 r. sprawy ze skargi K. B. na decyzję Wojewody Lubelskiego z dnia [...] grudnia 2023 r. nr [...] w przedmiocie odmowy udostępnienia aktów stanu cywilnego I. uchyla zaskarżoną decyzję oraz decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w D. z dnia [...] października 2023 r., nr [...]; II. zasądza od Wojewody Lubelskiego na rzecz K. B. kwotę 597 zł (pięćset dziewięćdziesiąt siedem złotych) z tytułu zwrotu kosztów postępowania.

Zaskarżoną decyzją z [...] grudnia 2023 r., nr [...], Wojewoda Lubelski utrzymał w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w D. z [...] października 2023 r., nr [...], o odmowie udostępnienia K. B. aktów stanu cywilnego.

Wydanie decyzji poprzedzało postępowanie administracyjne o następującym przebiegu:

Wnioskiem z [...] września 2023 r. K. B. (dalej jako "skarżący") zwrócił się do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w D. o udostępnienie do skanowania ksiąg metrykalnych. We wniosku powołał się na przepisy art. 16a ust. 1, art. 16b ust. 2 pkt 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.), dalej jako "u.n.z.a.", w zw. z art. 130 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1378), dalej powołanej jako "p.a.s.c.". Wniosek obejmował udostępnienie ksiąg metrykalnych małżeństw i zgonów do roku 1942 włącznie oraz urodzeń do roku 1920 włącznie w celu ich sfotografowania.

Decyzją z [...] października 2023 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w D. (dalej jako "Kierownik USC" lub "organ I instancji") odmówił udostępnienia skarżącemu akt stanu cywilnego, wskazanych w jego wniosku z [...] września 2023 r. w celu ich skanowania/sfotografowania. W uzasadnieniu decyzji organ I instancji wskazał, że w zasobach Urzędu Stanu Cywilnego znajdują się księgi wyznaniowe prowadzone przez parafie znajdujące się obecnie na terenie gminy D.. Księgi stanu cywilnego prowadzone były do roku 1945 przez kościoły i rejestrowały urodzenia, małżeństwa oraz zgony. Zwrócił uwagę, że rejestracja wyznaniowa była w zasadzie jedyną formą rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów. Zaświadczenia wydawane na podstawie ksiąg metrykalnych (prowadzonych do 1945 r.) były dokumentami wiary publicznej. Posiadane przez organ I instancji księgi zawierają wpisy dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów, dokonywane przez osoby uprawnione, tj. księży. Poza wpisami księgi zawierają akta zbiorowe stanowiące podstawę zmian w aktach, takie jak: decyzje, prawomocne orzeczenia sądowe i inne dokumenty mające wpływ na treść aktów znajdujących się w wymienionych księgach. Ze względu na ochronę dóbr osobistych osób żyjących, których dane wstępnych (rodziców, dziadków, rodzeństwa) figurują w wymienionych księgach i mogłyby być udostępnione bez ograniczeń, Kierownik USC wskazał, że zgromadzone dane podlegają ochronie prawnej.

Skarżący w odwołaniu od decyzji organu I instancji zarzucił naruszenie art. 16b ust. 1 pkt 2 i pkt 3 oraz art. 16b ust. 2 pkt 1 u.n.z.a. przez ich błędną wykładnię polegającą na uznaniu, że upływ terminów wskazanych w art. 128 ust. p.a.s.c. nie skutkuje automatyczną, powszechną dostępnością dokumentacji znajdującej się w aktach stanu cywilnego dotyczących urodzeń, małżeństw i zgonów.

Decyzją z dnia [...] grudnia 2023 r. Wojewoda Lubelski (dalej jako "organ odwoławczy" lub "wojewoda") utrzymał w mocy decyzję organu I instancji.

Uzasadniając swoją decyzję, organ odwoławczy wyjaśnił, że kwestie przechowywania aktów stanu cywilnego oraz ich udostępniania w zależności od daty ich sporządzenia reguluje ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego lub ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Wojewoda Lubelski zaznaczył, że stosownie do art. 128 ust. 1 p.a.s.c. kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeśli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, to termin jej przechowywania liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Natomiast z treści art. 130 ust. 5 p.a.s.c. wynika, że osobie uprawnionej do otrzymania odpisu można umożliwić nieodpłatnie wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego.

W ocenie organu odwoławczego, w sytuacji gdy w księdze stanu cywilnego prowadzona jest więcej niż jedna księga (tzn. łącznie urodzenia, małżeństw i zgonów), termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze, czyli 100 lat. Wojewoda wskazał, że z treści art. 128 ust. 1a i 1b p.a.s.c. oraz aktualnego stanu prawnego wynika, że dopóki nie sporządzono aktu zgonu, bądź nie zarejestrowano informacji o zgonie osoby, której akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczą, nie jest możliwe przekazanie ksiąg do właściwego archiwum państwowego. Natomiast akty stanu cywilnego, o które wnioskuje skarżący, znajdują się w księgach łączonych, dla których nie upłynął jeszcze okres ich przechowywania w urzędzie, zatem nie stanowią one dokumentu archiwalnego i nie podlegają udostępnieniu w trybie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Kierownik USC może je udostępnić jedynie na podstawie przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, tj. art. 130 ust. 5 p.a.s.c. Aby zaistniała możliwość wykonania kopii aktów z ksiąg stanu cywilnego na podstawie tego przepisu, wnioskodawca powinien wykazać interes prawny stosownie do treści art. 45 p.a.s.c., w którym ustawodawca enumeratywnie wskazał, kto może wnioskować o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego. Wojewoda podkreślił, że wykazanie interesu prawnego spoczywa na wnioskodawcy, który ubiegając się o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego musi podać podstawę prawną jego uzyskania oraz dołączyć dokumenty potwierdzające ten interes. W rozpoznawanej sprawie skarżący nie wykazał żadnej okoliczności uprawniającej go w myśl art. 45 p.a.s.c. do otrzymania odpisu aktu, a zatem nie jest uprawniony również do otrzymania fotokopii aktu na podstawie art. 130 ust. 5 p.a.s.c..

W ocenie wojewody, skoro ustawodawca określając termin przechowywania aktów stanu cywilnego, nie rozdziela terminu przechowywania aktów stanu cywilnego od okresu ich udostępniania, są to okresy tożsame.

Organ odwoławczy podał, że akty urodzeń do 1920 r. włącznie Urząd Stanu Cywilnego w D. przekazał do Archiwum Państwowego w Zamościu. Natomiast pozostałe akty, które posiada Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w D. staną się materiałem archiwalnym najwcześniej w 2026 r. Uruchomienie dostępności powszechnej tych aktów będzie miało miejsce z momentem zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego.

W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie, skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonej decyzji i o zasądzenie kosztów postępowania.

Zdaniem skarżącego, zaskarżona decyzja została wydana z naruszeniem:

1. art. 11 k.p.a. i art. 107 § 3 w zw. z art. 140 k.p.a. przez nieodniesienie się do zarzutów zawartych w odwołaniu od decyzji Kierownika USC w D.

2. art. 28 ust. 1, 2 i 3 p.a.s.c, art. 45 ust. 1 p.a.s.c i art. 128 ust. 1, ust. 1a i 1b p.a.s.c, art. 130 ust. 4 p.a.s.c w zw. art. 16a ust. 1 i art. 16b ust. 2 pkt 1 u.n.z.a poprzez błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie przez uznanie, że księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego, a znajdujące się w archiwum urzędu stanu cywilnego, nie podlegają udostępnieniu na podstawie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, tj. po 100 latach, w przypadku księgi urodzeń i 80 latach w przypadku księgi małżeństw lub zgonów, również w sytuacji kiedy księgi te są łączone.

W odpowiedzi na skargę organ II instancji wniósł o oddalenie skargi, podtrzymując dotychczas zajęte stanowisko.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie zważył, co następuje:

Skarga jest uzasadniona.

Sąd administracyjny sprawuje w zakresie swej właściwości kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej, co wynika z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2492 z późn. zm.). Zakres tej kontroli wyznacza art. 134 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 z późn. zm.), dalej: "p.p.s.a.". Stosownie do tego przepisu sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

W myśl art. 145 § 1 p.p.s.a., sąd zobligowany jest do uchylenia decyzji bądź postanowienia lub stwierdzenia ich nieważności, ewentualnie niezgodności z prawem, gdy dotknięte są one naruszeniem prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszeniem prawa dającym podstawę do wznowienia postępowania, innym naruszeniem przepisów postępowania, jeśli miało ono istotny wpływ na wynik sprawy, lub zachodzą przyczyny stwierdzenia nieważności decyzji wymienione w art. 156 k.p.a. lub innych przepisach.

Stosownie do art. 135 p.p.s.a. sąd stosuje przewidziane ustawą środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy, której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne dla końcowego jej załatwienia.

Istotą sporu w niniejszej sprawie jest odpowiedź na pytanie czy organy prawidłowo odmówiły skarżącemu udostępnienia (wykonania zdjęć we własnym zakresie) ksiąg akt stanu cywilnego znajdujących się w zasobach Urzędu Stanu Cywilnego w D. Wniosek skarżącego obejmował udostępnienie aktów urodzenia - wszystkie dostępne lata do 1920 r. włącznie, aktów małżeństw i aktów zgonów - wszystkie dostępne lata do 1942 r. włącznie.

Przechodząc do kwestii dotyczących istoty sporu, wskazać należy, że w sprawie należało ocenić sposób dokonanej przez organ, wykładni przepisów ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie udostępniania aktów stanu cywilnego w sytuacji, gdy akty te znajdują się w księgach stanu cywilnego łączonych, tzn. zawierających łącznie księgi urodzeń, małżeństw i zgonów lub w księgach zawierających akty jednego rodzaju, ale obejmujących wiele lat oraz w sytuacji gdy okres ich przechowywania (zgodnie z właściwymi przepisami) w urzędzie stanu cywilnego już minął, a jednocześnie nie zostały one jeszcze przekazane do archiwum. W tym kontekście należy przeanalizować odpowiednie przepisy powołanych ustaw.

Zgodnie art. 28 ust. 1 p.a.s.c. akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres: 1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia; 2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu. Okresy, o których mowa w ust. 1, są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego (ust. 2). Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby (ust. 3). Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego (ust. 4).

Stosownie do art. 128 ust. 1 p.a.s.c. kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

Z kolei przepis art.128 ust. 1a stanowi, że jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby. Natomiast z ust. 1b tego przepisu wynika, że weryfikacji sporządzenia dla osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego lub rejestrze PESEL. W przypadku stwierdzenia, że dla określonej osoby nie sporządzono aktu zgonu i nie zarejestrowano informacji o zgonie oraz stwierdzenia, że osoba ta nie ma nadanego numeru PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego, po upływie okresów, o których mowa w ust. 1.

Zgodnie z art. 130 ust. 4 p.a.s.c., udostępnianie po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Z art. 16a ust. 1 u.n.z.a wynika natomiast, że każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych. W ust. 2 tego przepisu wskazano, że podmioty, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2, zwane dalej "podmiotami zobowiązanymi", są obowiązane udostępniać: 1) materiały archiwalne w oryginale, w szczególności w ich pierwotnej wersji językowej lub w pierwotnym formacie plików cyfrowych, bądź w postaci lub w formacie nadanych przez podmiot zobowiązany w celu długotrwałego przechowywania i odczytu treści tych materiałów; 2) reprodukcje materiałów archiwalnych.

Ograniczenia w prawie dostępu do materiałów archiwalnych wskazuje zaś art. 16b u.n.z.a. Zgodnie z art. 16b ust. 1, dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach: o ochronie informacji niejawnych, o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych oraz ze względu na ochronę: dóbr osobistych, danych osobowych i ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

Stosownie do art. 16b ust. 2, materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:

1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: urodzeń – po 100 latach, małżeństw i zgonów – po 80 latach;

2) indywidualnej dokumentacji medycznej – po 100 latach od sporządzenia ostatniego wpisu;

3) aktów notarialnych i dokumentacji ksiąg wieczystych wraz z urządzeniami ewidencyjnymi – po 70 latach od sporządzenia aktu lub składnika dokumentacji;

4) dokumentacji spraw sądowych i postępowań dochodzeniowych – po 70 latach od uprawomocnienia się orzeczenia lub zakończenia postępowania;

5) ewidencji ludności – po 30 latach od jej wytworzenia;

6) dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców – po 50 latach od ustania stosunku pracy.

W ust. 3 omawianego przepisu ustawodawca wskazał, że ograniczeń określonych w:

1) ust. 1 pkt 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli zainteresowany posiada szczególne uprawnienia albo realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń;

2) w ust. 2 nie stosuje się do udostępnienia uprawnionym do dostępu do danych zawartych w tych materiałach.

W rozpoznawanej sprawie, organy stanęły na stanowisku, że dla akt stanu cywilnego, dotyczących małżeństw i zgonów do roku 1942 włącznie oraz urodzeń do roku1920 włącznie, znajdujących się w księgach Urzędu Stanu Cywilnego w D. okresy, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. jeszcze nie minęły. Przyjęcie takiego stanowiska spowodowało ograniczenie kręgu osób mogących uzyskać dostęp do aktów stanu cywilnego do podmiotów spełniających warunki z art. 45 ust. 1 p.a.s.c.

Zdaniem organu II instancji, księgi akt stanu cywilnego znajdujące się w posiadaniu organu I instancji, nie mogą być udostępniane skarżącemu w oparciu o przepisy powyżej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a jedynie w oparciu o uregulowania zawarte w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego, bowiem nie upłynął jeszcze okres ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego. Organ ocenił także, że skarżący nie jest osobą uprawnioną na podstawie art. 45 ust. 1 p.a.s.c. do uzyskania dostępu do tych dokumentów. W konsekwencji odmówił udostępnienia skarżącemu aktów objętych wnioskiem w celu ich sfotografowania.

Jednak w ocenie sądu, organy dokonały błędnej wykładni przytoczonych wyżej przepisów. W rozpoznawanej sprawie kluczowe jest dokonanie prawidłowej wykładni art. 130 ust. 4 w związku z art. 128 ust. 1 p.a.s.c.

W orzecznictwie dominuje obecnie stanowisko, że nieprawidłowa jest taka interpretacja wskazanych wyżej przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, która kwestię udostępniania posiadanych przez urzędy stanu cywilnego materiałów (aktów stanu cywilnego dotyczących urodzeń, małżeństw i zgonów) utożsamia z okresem ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego. Innymi słowy, należy stwierdzić, że z art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. W tym ostatnim przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie. Nie stanowi jednak podstawy do uznania, że brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów. Wykładnia art. 130 ust. 4 p.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. musi odbywać się w świetle ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepis art. 16b ust. 2 pkt 1 u.n.z.a. stanowi, że materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku: 1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń - po 100 latach, b) małżeństw i zgonów - po 80 latach. Przepisy tej ostatniej ustawy stanowią lex specialis względem unormowań p.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów. (zob. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego: z 22 stycznia 2019 r., sygn. akt II OSK 417/17, z 1 marca 2023 r., sygn. akt II OSK 192/22 i prawomocne wyroki Wojewódzkich Sądów Administracyjnych: w Krakowie z 5 listopada 2019 r., sygn. akt III SA/Kr 925/19; w Warszawie z 4 kwietnia 2019 r., sygn. akt IV SA/Wa 538/19; w Rzeszowie z 9 lutego 2022 r., sygn. akt II SA/Rz 1540/21 i z 29 listopada 2023 r, sygn. akt II SA/Rz 1009/23, w Lublinie z 9 listopada 2023 r., sygn. akt III SA/Lu 447/23, w Łodzi z 7 marca 2022 r., sygn. akt III SA/Łd 221/22).

Odnosząc się do podnoszonych przez organ I instancji przeszkód natury technicznej w udostępnieniu skarżącemu aktów stanu cywilnego, objętych jego wnioskiem z dnia [...] września 2023 r., wskazać należy na orzecznictwo sądów administracyjnych w którym podnosi się, że trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych, w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu – stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 p.a.s.c. materiał archiwalny, a także w sytuacji, gdy księga stanu cywilnego jednego rodzaju obejmuje wiele lat, nie mogą być ograniczeniem obowiązującej zasady powszechnego dostępu określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 stycznia 2019 r., sygn. akt II OSK 417/17).

Odnosząc się do argumentu, jakoby nawet upływ lat określonych w art. 128 ust. 1 p.a.s.c. nie uprawniał ich do udostępnienia żądanych ksiąg, bowiem względem niektórych osób, dla których sporządzono akt urodzenia lub małżeństwa nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie (art. 128 ust. 1a p.a.s.c.), należy wskazać, że istotnie organ dokonując oceny możliwości udostępnienia aktów stanu cywilnego musi tę kwestię wziąć pod uwagę. Jednocześnie jednak nie można pominąć, że w przypadku stwierdzenia, że dla danej osoby nie sporządzono aktu zgonu i nie zarejestrowano informacji o zgonie oraz stwierdzenia, że określona osoba nie ma nadanego numeru PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 (art. 128 ust. 1b p.a.s.c.). W tym kontekście nie można pominąć, że część osób, których dotyczą akty stanu cywilnego z pewnością nie miała nadanego numeru PESEL, bowiem rejestr PESEL powstał w 1977 r. Przyjęcie zatem, że z pewnością w rozpoznawanej sprawie zachodzi przeszkoda do udostępnienia akt stanu cywilnego ze względu na treść art. 128 ust. 1a p.a.s.c. – brak aktu zgonu lub informacji o zgonie osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego objętej postępowaniem, bez weryfikacji, czy osoby, których akty urodzenia i małżeństwa znajdują się w danej księdze miały nadany numer PESEL, stanowi naruszenie art. 128 ust. 1b p.a.s.c. (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia z dnia 1 marca 2023 r., sygn. akt II OSK 192/22 oraz z dnia 14 lutego 2024 r., sygn. akt II OSK 1243/21).

Mając powyższe na uwadze sąd stwierdza, że zarzuty skargi dotyczące naruszenia art. 28 ust. 1, 2 i 3, art. 45 ust. 1 i art. 128 ust. 1, 1 a i 1 b, art. 130 ust. 4 p.a.s.c w zw. art. 16a ust. 1 i art. 16b ust. 2 pkt 1 u.n.z.a. okazały się uzasadnione. Organy dokonały bowiem nieprawidłowej wykładni i nieprawidłowo zastosowały wobec skarżącego art. 128 ust. 1 oraz art. 130 ust. 4 p.a.s.c., co miało wpływ na wynik sprawy w postaci odmowy dostępu do żądanych ksiąg. Błędna wykładnia stanowi naruszenie przepisów prawa materialnego, co wyczerpuje przesłankę uwzględnienia skargi na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a p.p.s.a. Jednocześnie na skutek błędnej interpretacji przepisów przez organy wynikły błędy w ustaleniu stanu faktycznego sprawy. Organ nie dokonał wyczerpujących ustaleń w zakresie ustalenia stanu faktycznego, co stanowi naruszenie także przepisów postępowania, które to naruszenie mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, a w konsekwencji sąd zastosował również art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a.

W pierwszej kolejności należało wskazać że we wniosku z dnia [...] września 2023 r. skarżący zwrócił się do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w D. o udostępnienie ksiąg metrykalnych - małżeństw i zgonów do roku 1942 włącznie oraz urodzeń do roku 1920 włącznie w celu ich sfotografowania. Jak wskazał organ I instancji, w zasobach Urzędu Stanu Cywilnego znajdują się księgi wyznaniowe prowadzone przez parafie znajdujące się obecnie na terenie gminy D.. Księgi stanu cywilnego prowadzone były do roku 1945 przez kościoły i rejestrowały urodzenia, małżeństwa oraz zgony. Wojewoda wskazał zaś, że akty urodzeń do 1920 r. włącznie Urząd Stanu Cywilnego przekazał do Archiwum Państwowego w Zamościu. Akty, które posiada Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w D. najwcześniej staną się zaś materiałem archiwalnym w 2026 r.

W świetle powyższego, uznać należy, że z uzasadnień decyzji obu instancji nie wynika, jakie dokładnie księgi stanu cywilnego z uwzględnieniem okresu, w którym były prowadzone i konkretnego podmiotu sporządzającego (mieszczące się w zakresie wniosku skarżącego) znajdują się w posiadaniu organu I instancji. Ogólne wskazanie, że "w zasobach Urzędu Stanu Cywilnego znajdują się księgi wyznaniowe prowadzone przez parafie znajdujące się obecnie na terenie gminy D. jest w tym zakresie niewystarczające, zwłaszcza w kontekście twierdzeń wojewody o przekazaniu aktów urodzeń do 1920 r. włącznie do Archiwum Państwowego w Z.. Okoliczność ta wymagać będzie wyjaśnienia w toku ponownego rozpoznawania sprawy przez organ I instancji.

Nie jest natomiast zasadny zarzut skargi naruszenia przez organ odwoławczy art. 11 k.p.a. i art. 107 § 3 w zw. z art. 140 k.p.a. przez nieodniesienie się organu II instancji do zarzutu zawartego w odwołaniu od decyzji Kierownika USC w D. Wojewoda w zaskarżonej decyzji odniósł się do zarzutu odwołania.

Ponownie rozpoznając sprawę organ uwzględni przedstawioną w niniejszym wyroku ocenę prawną, a następnie rozpozna wniosek skarżącego mając na uwadze zasady wskazane w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W szczególności organ powinien zbadać, czy nie zachodzą przesłanki uzasadniające ograniczenie powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych skonstruowane w art. 16b ust. 1 u.n.z.a. oraz dokonać odpowiednich ustaleń w tym zakresie.

Mając na uwadze powyższe, sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a i c uchylił zaskarżoną decyzję. Sąd uchylił także decyzję organu I instancji na podstawie art. 135 p.p.s.a., uznając że jest to konieczne dla końcowego załatwienia sprawy.

O kosztach postępowania sąd orzekł na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 1 p.p.s.a. Koszty te obejmują koszty uiszczonego wpisu od skargi w kwocie 100 zł, opłatę skarbową należną od udzielonego pełnomocnictwa w kwocie 17 zł oraz 480 zł tytułem kosztów zastępstwa procesowego pełnomocnika strony skarżącej, zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1935).