Artykuł 22¹a Kodeksu pracy wskazuje na szczególne zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych pracowników oraz osób ubiegających się o zatrudnienie. Przepis dopuszcza możliwość przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż te wskazane w art. 22¹ § 1 i 3, ale wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą. Wyjątek stanowią dane szczególnie chronione, o których mowa w art. 10 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), czyli m.in. dane dotyczące zdrowia czy pochodzenia rasowego bądź etnicznego, których przetwarzanie wymaga szczególnej ochrony. Zgoda ta musi być dobrowolna, wyraźna i świadoma, aby mogła stanowić podstawę legalnego przetwarzania dodatkowych informacji.
Przepis ma zastosowanie zawsze, gdy pracodawca chce uzyskać i przetwarzać dane osobowe wykraczające poza standardowy zakres danych wymaganych przy zatrudnieniu. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy wniosek o dane następuje z inicjatywy pracodawcy, jak i gdy kandydat lub pracownik dobrowolnie przekazuje dodatkowe informacje. Zgodnie z art. 22¹a § 2, brak zgody lub jej wycofanie nie może powodować żadnych negatywnych konsekwencji. Nie może więc stanowić podstawy do odmowy zatrudnienia, ani też do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, co ma na celu ochronę przed dyskryminacją oraz ochronę godności pracownika.
Przykładowo, w praktyce pracodawca może poprosić kandydata o zgodę na podanie dodatkowych danych, na przykład informacje o doświadczeniu w formie portfolio lub certyfikatów, które nie są obowiązkowe. Jeśli kandydat zdecyduje się nie wyrazić zgody lub później ją cofnie, nie można tego wykorzystać jako powód do negatywnego traktowania czy odmowy zatrudnienia. Zgoda stanowi jedynie dodatkową podstawę do przetwarzania określonych danych, a pracodawca musi respektować wolę osoby zainteresowanej.
Często spotykaną trudnością jest mylenie zgody na przetwarzanie dodatkowych danych z obowiązkiem ich podania, co może prowadzić do nieuzasadnionych żądań ze strony pracodawcy lub poczucia przymusu u kandydata. Innym błędem jest stosowanie negatywnych konsekwencji z powodu braku takiej zgody, co narusza przepisy wskazane w art. 22¹a § 2. Ponadto, pracodawcy czasami niewłaściwie interpretują zakres wyłączeń, np. przetwarzają dane szczególnie chronione bez odpowiedniej podstawy prawnej, co jest zabronione. Dlatego ważne jest, aby osoby ubiegające się o pracę lub pracownicy byli świadomi swoich praw i nie obawiali się odmowy zgody. W sprawach indywidualnych zawsze warto skonsultować się z prawnikiem, aby odpowiednio chronić swoje prawa i obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.